De un tiempo a esta parte somos muchos los que nos hemos unido con desaforo a la corriente del Getting Things Done, GTD en abreviatura y traducible como Conseguir que se hagan las cosas. O mejor dicho conseguir que tú hagas tus deberes de una manera organizada y productiva eliminando de paso el estrés innecesario. Tendríamos que ir a la fuente y zambullirnos en la lecturas de José Miguel Bolívar o leernos el gran libro de David Allen que es el punto de partida. También hay mucha información en wikipedia. Y por último y para empezar, está este breve artículo de un servidor que te presta algunos consejos que yo mismo trato de poner en práctica cada día para, como dice Allen, “Ser una artista de la productividad sin estrés”. Es este un artículo dedicado a los que trabajamos con correo electrónico a diario, que somos muchos. Esta herramienta es esencial hoy en día y en otros artículos anteriores ya hemos visto sus innumerables ventajas: lo puedes llevar en el móvil, te puedes conectar a tu correo web desde cualquier ordenador y sobre todo que en estos tiempos el correo electrónico es más eficaz que el teléfono porque no molestas ni interrumpes a nadie y es mucho más reflexivo. Todo esto contribuye a una gran fluidez en las comunicaciones.
Esto está muy bien pero tú tienes seguramente tus carpetas de correo a reventar, cada español recibe de media unos 25 correos al día, lo cual si lo llevamos a los que usan Internet a diario podemos estar hablando de alrededor de 80. Y ahí es necesario tomar medidas para evitar agobios y que el trabajo salga. Consejos que entiendo útiles:
1.Lea los mensajes, todos, de una sola vez. Pero organice esa lectura por bloques. Por ejemplo, yo leo y contesto los emails (recibo unos 300 diarios debido a que mi profesión es precisamente esa) a primera hora, digamos las ocho, a mitad de la jornada y una hora antes del “cierre” de mi jornada. De esta manera se evita estar contestando emails importantes mientras se están haciendo otras cosas y la distracción trae consigo la improductividad.
2.Agrúpalos en carpetas. Por ejemplo: Por hacer, Debo, Me deben (cuando dependes de la respuesta de otros), Ideas por leer.
3.Si puedes contestar el email en menos de dos minutos, hazlo ya. Y recuerda un email de más de cinco líneas se convierte en una invitación a contestaciones múltiples y a un intercambio interminable de pareceres.
4.Aprovecha las reglas que te ofrecen los gestores de correo (tipo Thunderbird o Outlook) para automatizar funciones y si no sabes cómo, consulta a tu informático de confianza.
5.Evite pensar que usted ya lo sabe todo y que estas reglas, como casi todas, son chorradas.
jueves, 19 de noviembre de 2009
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